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Der Meldeschein beim Hotel Check-In - die erste digitale Hürde

Foto: Halfpoint/fotolia.com

Da ist er wieder: der ungeliebte Meldeschein beim Hotel-Check-In

„Hatten Sie eine gute Anreise?“ „Leider nein.“ Betreten schaut der Rezeptionist nach unten und reicht mir dann ein Stück Papier. „Füllen Sie diesen bitte aus?“ bittet er mich und ich schaue ungläubig auf die leeren Felder. Da ist er wieder: der Meldeschein!

Die aktuelle politische und rechtliche Situation des Meldescheins

Um es vorweg zu sagen: um die eigenhändige Unterschrift auf dem Meldeschein kommt zurzeit in Deutschland niemand vorbei. Dies ist in Artikel 45 Absatz 1 des Schengener Durchführungsabkommens und somit ähnlich im gesamten Schengen-Raum geregelt. Zuletzt wurde der Sinn dieses Abkommens am 27.04.2016 im Tourismusausschuss des Bundestages behandelt. Die physikalische Unterschrift sei im Polizeiinteresse als Mittel der Strafverfolgung und Gefahrenabwehr. Außerdem sei es zudem erforderlich, Personen auch anhand der Abdrucktiefe ihrer Handschrift zu identifizieren. Dies sei mit der elektronischen Unterschrift nicht möglich. Ich lasse es mal analog so stehen! Auch fünf Jahre nach der Entdeckung des Internet als Neuland ist die Bundesregierung digital immer noch nicht eingecheckt.

Digitalisierung der Prozesse während des Gastaufenthaltes

Da nur bei einer Direkt-Buchung die Daten für den Meldeschein beim Hotel ungefiltert ankommen, kann nicht sichergestellt werden, dass bei Buchung mittels eines Vermittlers (z. B. Offline Reisebüro, Online-Reiseportal etc.) diese bei Check-In zur Verfügung stehen.

Beim Check-In im Hotel kommt es zu verschiedenen Berührungspunkten, die es außer der eigenhändigen Unterschrift zu digitalisieren gilt:

  • das Ausfüllen der Meldeinformationen
  • das eventuelle Ausfüllen von Kurtaxen- oder Bettensteuermeldungen
  • die Bezahlung bzw. Sicherheits-/Kautionsstellung
  • Rechnungsadresse
  • die Auswahl des Zimmers
  • weitere Gastpräferenzen (z. B. Antiallergiker-Kopfkissen)
  • wichtige Hotelinformationen (Frühstückszeiten etc.)
  • die Lage von Hoteleinrichtungen (Konferenzräume, Aufzüge etc.).

All diese Berührungspunkte lassen sich schon heute digitalisieren oder auch durch eine Veränderung von Arbeitsprozessen effektiver gestalten.

Was können wir tun? Lösungsvorschläge für die Übergangszeit

Einige Anbieter auf dem Markt erlauben es inzwischen, den Meldeschein bis auf die Unterschrift im Vorhinein auszufüllen. Somit muss bei Anreise nur noch unterschrieben werden. Zwingend vorgeschrieben ist jedoch nicht, dass dies an der Rezeption geschehen muss. >>> Warum legen Sie den Meldeschein nicht auf sein Zimmer, sofern dies für den Gast schon vorgeblockt ist? Oder bitten Sie den Gast nach einer stressigen Anreise auf ein Begrüßungs-Getränk an die Bar und lassen Sie ihn dort entspannt unterschreiben.<<<

Bleibt abzuwarten wann auch die Politik für die Digitalisierung dieses Prozesses umfänglich bereit ist und Lösungswege anbietet. Wir sind gespannt.

Ihr Frank Gerhardt / VINN CEO

 

 

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